Cómo hacer mas con menos presupuesto.

Luego de seleccionar un buen hotel o lugar para el evento, te sugerimos:

• Trabaja mano a mano con los oficiales de ventas del hotel para que puedas hacer visitas a varias localidades y ver las instalaciones.
• Verifica las cláusulas de cancelación por si ocurre alguna eventualidad.
• Desarrolla una relación a largo plazo con las cadenas de hoteles que sueles utilizar para tus reuniones o convenciones. Debes negociar descuentos por volumen.
• Consulta qué tipo de descuentos ofrecen si pagas al contado.

Verifica todos los detalles respecto a :

• Traslados de y hacia el aeropuerto (si fuese de aplicación)
• Horas de llegada o salida tempranas o tardías ("late check-in or check-out")
• Café o té o cualquier otro "amenity" complementario en el cuarto.
• Espacio de almacenaje u otro lugar de reunión complementario.
• Desayuno continental en el área de la reunión.
• Llamadas gratis.
• Tarifas especiales por estadías extendidas.
• Espacio para oficina gratis.
• Espacio gratis de parking o tarifa reducida para los miembros que asistirán a la actividad o los VIP.
• Acceso a Health Clubs (muy importante)
• Ofertas especiales de estadía para los oradores
• Regalos de bienvenida, etc.
• Investiga acerca de las varias oferta de descuento en hoteles para grupos.
• Utiliza una cámara de video para grabar la propiedad y así puedas compartirla con otros y recordar el lugar para poder tomar luego una mejor decisión.
• Pide cotizaciones por cada necesidad individual o general que tengas para llevar a cabo la actividad.
• Conoce el ciclo de oferta y la demanda del hotel y la cuidad en donde piensas llevar a cabo la actividad. Sabes que puedes obtener una mejor oferta cuando dicho lugar está en su "temporada baja"
• Conoce todo lo que puedas sobre el hotel, en cuanto a nivel de hospedaje de estos.
• Considera la reunión en un fin de semana o cerca de una época festiva si el hotel para ese entonces tienen poca demanda.
• Reserva el número de habitaciones, al igual que el espacio de reunión que vayas a utilizar de acuerdo con el número de personas que hayan confirmado, pagar por habitaciones de más suele ser bastante costoso .
• Evita las reuniones numerosas en diferentes salones, al igual que las actividades pre o post convención.
• Reserva un espacio funcional opcional por si el grupo que esperas aumenta a última hora.
• Procede a negociar descuentos por salones o cuartos adicionales si los necesitas.
• Utiliza lo más que puedas las facilidades y equipos del hotel como por ejemplo sillas, mesas y decoración.
• Promueve la ocupación doble para familiares de los asistentes, esto incrementará el valor de tu negocio para el hotel.
• Al final de la actividad puedes negociar una oferta para el próximo año o próxima actividad que tengas programada.
• Negocia los traslados del aeropuerto o de otras facilidades al hotel donde se llevará a cabo la actividad.
• Negocia el uso de radios portátiles o teléfonos celulares para el staff.