| Muy importantes. ¿Qué hace usted con los contactos en su empresa?
- ¿Junta tarjetas comerciales y las tira en el fondo de su cajón esperando que algún día una de esas personas la llame para hacer algún negocio?
- ¿Tiene algún sistema para guardar la información de los clientes y posibles clientes?
- ¿Ingresa toda la información en su base de datos para comunicarse mejor con ellos en el futuro?
- ¿Ingresa los nombres de todos los clientes en la base de datos y pone toda la información relevante, como, por ejemplo, cuándo habló con ellos, la fecha en que debe llamarlo nuevamente, los temas que trataron, etc.?
Es sorprendente ver el número de personas que descuida algo tan elemental como llevar un buen registro de los temas tratados con sus clientes, contactos generales y posibles clientes. Su base de datos es una mina de oro. Es el ítem más importante de su negocio.
Un buen sistema le permitirá:
- Generar una carta, un fax o un correo electrónico directamente desde el programa al contacto.
- Registrar todos los detalles del contacto y todas las comunicaciones que haya intercambiado con esa persona, incluyendo llamados telefónicos, reuniones, correos electrónicos, información promocional y ventas efectuadas.
- Podrá seleccionar cualquier grupo en particular, ej. todos en un área específica, todos sus mejores clientes, los posibles clientes, las alianzas estratégicas, etc.
- Recordarle cuándo debe hacer los seguimientos.
¿Cuál es la base de datos indicada para usted in particular?
Esto depende de su empresa. Hay varias bases de datos, ej. Microsoft Access y Lotus Approach. Sin embargo, el software específico para la gestión de contactos puede ofrecerle muchas más funciones, incluyendo una "lista urgente" para recordarle cuándo y a quién hacer un seguimiento. Estas aplicaciones incluyen las siguientes.
Muchas empresas exitosas utilizan ACT y Maximizer. En mi empresa, utilizamos Maximizer que nos resulta mucho. Pregunte a las personas exitosas en su industria cuál de los distintos programas utilizan. Tal vez haya bases de datos especialmente diseñadas para su trabajo. La clave al seleccionar uno de estos sistemas, es mirar sus funciones y pedirle a alguna persona que conoce el software que lo instale y lo capacite sobre cómo utilizarlo.
También podría usted delegar el trabajo del ingreso de datos inicial a otra persona de su equipo o a una secretaria temporaria.
Un comentario especial para la gente de ventas
Si en su empresa no tienen un sistema de base de datos, sugiero que usted invierta en uno por su cuenta. Será una muy buena inversión para usted. La mayoría de los vendedores, prometen todo y lamentablemente no lo concretan. Corren de una entrevista a la otra y se olvidan sus promesas.
Si estos vendedores tuviesen alguna manera de mantenerse en contacto con sus clientes y posibles clientes utilizando una base de datos como una herramienta efectiva de seguimiento y de marketing, sus ventas aumentarían en forma dramática.
Fuente: Lorraine Pirihi
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