La recepcionista es lo primero que un cliente ve al entrar a la empresa y causa la primer impresión. Debe dar una buena imagen desde el primer momento.  Es importante que la persona que ocupa este puesto sea muy prolija, alerta, sonriente, amable y ...... muy paciente. El escritorio de la recepción también debe estar muy prolijo. Una buena recepcionista no deja nunca sola la recepción. Si necesita alejarse por un momento, pide ayuda!

Filtrando los llamados

a. No hacer esperar a las personas.

b. Si la persona debe esperar, la recepcionista debe pararse detrás de su escritorio para indicarle donde esperar.

c. Si la visita es de un rango superior a su jefe en la empresa,  debe acompañarla a la oficina de su jefe enseguida.  Si es una visita importante, hay que anunciarla de inmediato a la secretaria para que la venga a recibir.

d. Manténgase al tanto de los movimientos de la oficina en general. Si el jefe o el gerente salen de la oficina, no dude en preguntarles si se los puede contactar de ser necesario.

e. La recepcionista debe saber cuáles son las personas que el jefe no desea atender, para poder filtrarlas con amabilidad y mucho tacto, sin darles la posibilidad de quedarse por mucho tiempo.

Tarjetas de presentación
Cuando llega una visita desconocida,  pídale su tarjeta.  Esto facilita la presentación a otras personas. "¿Me permite su tarjeta para nuestros registros, por favor?... para nuestro mailing?". Las tarjetas de presentación se archivan bajo el nombre de la empresa.  Se pueden utilizar para buscar los nombres y las direcciones de los clientes para enviarles material de promoción o tarjetas de navidad. Es más práctico archivar las tarjetas bajo el nombre de la empresa, ya que las personas cambian de empresa,  pero las empresas rara vez cambian de nombre.

Registro de Visitas
Las recepcionistas suelen llevar un registro de visitas donde figuran el  nombre de la visita, la empresa o dirección particular, hora de la visita, a quién visitó en la empresa, si se le dio otro horario de visita, qué se hizo (si vino sin anunciarse y se le dio otro horario de visita).

Filtrando por teléfono

a. Trate a la persona con tacto, cortesía y sentido común.

b.  No tutee a los que llaman, ni los llame por su primer nombre. Utilice Sr. y Sra. ¿Cuán formal debería ser la recepcionista por teléfono? Si la persona desea que la llamen por su primer nombre o que la tuteen, lo indicará.

c. La recepcionista debe saber cuáles llamadas puede manejar directamente y cuáles debe referir a otra área.

d. Pregunte con amabilidad el nombre de la persona que llama: ¿De parte de quién, por favor? o ¿Puedo ayudarlo?

e. Todas las llamadas son importantes.

f. Trate de determinar qué desea la persona que está llamando.

g. Siempre pregunte si desea dejar un mensaje. "¿Desea dejar un mensaje?"

h. Las conversaciones en vivo son las más importantes. No interrumpa una conversación cara a cara para atender el teléfono.

Recuerde, usted es la primer persona que el cliente ve cuando entra a su empresa, no se descuide:  no hay una segunda oportunidad para causar una buena impresión.