Hola, todas!

Espero que hayan pasado un lindo fin de semana. Nosotras estamos con varias búsquedas y el viernes estuve en Carlos Casares, visitando la empresa LosGrobo. A pesar del mal tiempo y la lluvia, fue lindo salir de Buenos Aries y ver el campo verde y el horizonte. La empresa es modelo y en continuo crecimiento. Buscan una secretaria de dirección bilingüe y, preferentemente, de las zonas aledañas. Más abajo, publicamos el aviso.

Ayer fui al teatro con unas amigas a ver la obra de Martin Sherman "ROSE" en el teatro Maipo con Beatriz Spelzini. Realmente, en Buenos Aries, tenemos muy buen teatro y esta obra, en particular, es para recomendar. Es un monólogo que se hace muy llevadero y se las recomiendo.

Seguimos recibiendo inscripciones para nuestros eventos que publicamos a continuación. Gracias por comentar y pasar a la gente de Capacitación de tu empresa. Si queres que le enviemos un recordatorio a tu jefe o alguna otra persona de tu empresa, envía su dirección de mail a Mercedes Boerr a mboerr@secretariasenred.com y le hacemos llegar la información.

Les mando un cordial saludo y, ¡hasta la próxima!

Connie Eastman
Titular de Secretariasenred.com
Consultora de Recursos Humanos

Secretarias, cada vez más parecidas a un jefe.
Nota publicada en el diario Clarín, domingo 3 de agosto.
Clic AQUI para leer el artículo completo.

Nota: Si deseas publicar un aviso sin cargo en nuestro sitio y eres traductora, secretaria virtual, profesora de idiomas, psicóloga, envía un mail con el aviso a publicar (máximo 10 renglones) a mboerr@secretariasenred.com indicando "aviso" en el asunto y te comentaremos nuestra manera de hacer un canje por publicidad que nos beneficiará a las dos.

Cada día más secretarias estás haciendo networking en nuestro FORO. Esperamos sigan participando y compartiendo conocimientos, experiencias y datos entre secretarias.
Clic aquí para visitar el FORO.

Buenos días a todas las colegas del foro!

Quería comentarles que entre los meses de Mayo y Julio tuve la oportunidad de asistir al curso Secretarial Skills dictado por Anne Maria Incisa , Julie Pinsent y Connie Eastman y ha sido una experiencia muy gratificante además de enriquecedora. Abordamos todos los temas que tienen que ver con la función secretarial y si bien se lo hice saber a cada una de las responsables del foro , no queria dejar de comentarlo frente a otras colegas y alentarlas a que en la próxima edición no dejen de anotarse , se van a llevar una muy buena experiencia En lo personal llevo solo 6 meses como secretaria en una multinacional y eso me ha ayudado muchísimo.

Saludos a todas

Cecilia
Cecilia Inés Espósito
Secretaria Ernst & Young Argentina
Pistrelli , Henry Martin & Asociados

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Connie:

Si tuviese los conocimientos técnicos ya lo hubiese desarrollado, patentado y me hubiese vuelto una verdadera mujer de negocios exitosa, te preguntarás de qué hablo: de un dispositivo que se anexe al teléfono y te permita saber CUANDO EL JEFE ESTA HABLANDO POR CELULAR.

No te imaginas el tiempo que pierdo en pararme, confirmar que no esté usando el celular, volver a mi escritorio, intentar pasar el llamado e interim, SONO EL CELULAR y yo no escuché y tengo al interesado en línea, el jefe no responde el interno, me vuelvo a parar, confirmo que habla por celular, vuelvo al escritorio y me debo disculpar porque el jefe no va a atender a quien llama.

Ni te cuento sobre las veces que como no es paciente con el llamado que solicitó, decide ganar tiempo, hacer él otro llamado por celular y se repite la historia de arriba.

En mi opinión, así como las buenas normas de educación y cortesía ya casi nadie las practica -por soberbia o por mala educación-, el celular viene a empeorar las cosas.

Este es un buen medio para que alguna secretaria trabajando en empresa de software aproveche la idea!

Un afectuoso saludo,

M Alejandra A de Casabella

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Respuesta de Connie:
El otro día estuve con una secretaria que me contó que en su empresa los jefes tienen una camarita y las secretarias los observan todo el día. Esto les viene muy bien para ver si está hablando por celular cuando le tienen que pasar una llamada pero, ¿quién le pondrá la campana (o la camarita) al gato?

ENTRENAMIENTOS PARA EMPRESAS
Capacite con las mejores - Referencias a su disposición
Julio a Diciembre 2008 - Coordina: Anne Marie Incisa di Camerana

Recepcionistas y
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corporativa en su
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Secretarial Skills
 Secretariado
acelerado
en inglés.

Informes e inscripciones Mercedes Boerr mboerr@secretariasenred.com 
Ing. Butty 240, Piso 4 - C1001ABO Buenos Aires - Tel. 4590 2260 y 5353 9439
Consulte por descuentos a empresas clientes y secretarias registradas en sitio.

Competencias secretariales
Fuente: "Become an Inner Circle Assistant" Joan Burge - Tr. Connie Eastman

7. Resolución de problemas

Los empleados ya no pueden tomarse el lujo de molestar a sus gerentes o a los dueños de las empresas con sus problemas, Los días en que la empleada podía ver o escuchar un problema, notificar al gerente, y volver a su puesto de trabajo esperando la solución, han quedado atrás. Ahora deben enfrentar distintos temas y resolverlos de manera creativa y tomar decisiones casi todos los días.

Las ideas, técnicas y métodos que brindamos a continuación te resultarán útiles para la resolución de algunos de los problemas, cuando trabaje en equipo o supervise a otros empleados.

Piense que la resolución de problemas consta de tres etapas. Cuando saltea alguna de estas etapas, el resultado puede no ser tan efectivo o duradero como podría serlo.

Conviértase en una empleada auto-motivada

En estos tiempos de ajuste, cada uno debe tomar la iniciativa en su puesto de trabajo. Esto significa que los empleados deben trabajar de manera independiente, sin requerir supervisión constante. Aquí hay algunas sugerencias de cómo puede convertirse en una empleada auto-motivada:

1. Si tiene una queja, antes de hablar sobre el tema con el supervisor, piense de qué manera podría solucionarse. No vaya solamente a quejarse. Presente el problema en detalle y sugiera posibles soluciones.

2. Comunique con claridad. Las posibilidades de una buena comunicación son pocas. Aunque tenga cuidado, su interlocutor podría no escuchar o leer lo que usted quiere decir. Invite a su interlocutor a preguntarle para asegurar que le hayan entendido con claridad.

3. Imagina que trabajas en una empresa modelo. En las empresas ideales se brinda estabilidad, consistencia y flexibilidad. Además, también cuentan con empleados modelo que establecen los estándares. Refleja estos valores en tu trabajo.

4. Utiliza el fax para conseguir opiniones. Si necesitas la opinión de otros empleados para un proyecto, pero se encuentran en distintos lugares, trata de utilizar la máquina de fax. Los asuntos que se colocan en los correos electrónicos se miran rápidamente y a veces no se presta atención a un mensaje importante. Trata de enviar tus preguntas por fax, especialmente cuando sean pertinentes. Los otros tendrán un recordatorio físico de que te deben responder.

El sano juicio

Es bueno que utilices tu sano juicio, cuando sea posible. Durante el día, tomas decisiones. Determinas cómo tratar un proyecto, cómo responder a un colega, el orden en que realizas el trabajo y también decides si conviene o no presentar una idea nueva a tus colegas. Si buscas la palabra “juicio” en un diccionario, encontrarás varias acepciones:

Cuando una persona toma una decisión, generalmente siente que es la correcta. Recuerda alguna vez en que tomaste la decisión correcta. En el momento, seguramente sentiste que era una buena decisión. Sin embargo, después de un día o una semana o un mes, tal vez pensaste que podrías haber tratado el tema mejor o tal vez se te haya ocurrido alguna decisión diferente.

Pregúntese….

1. ¿Qué es lo que determina o realmente constituye un sano juicio?
   
   Trata de agregar a esta lista: experiencia, madurez, moral y valores, preguntando ¿qué es mejor para la empresa? (El tiempo y el resultado revelarán si tu decisión ha sido la correcta.)
   
   ……………………….
   
   ……………………….
   
   ……………………….
   
    

2. ¿Quién determina si una decisión fue buena o no lo fue?
   
   Trata de agregar a esta lista. Nosotros, los que reciben la información, los afectados por esta decisión y el cliente (un jefe satisfecho o un cliente satisfecho confirma los resultados positivos).
   
   ……………………………
   
   ……………………………
   
   ……………………………
    

Utiliza tu energía creativa

El maestro de creatividad, Dr. Eduardo de Bono, dice que las empresas que se quedan en su estado actual, no sobrevivirán. “A medida que aumenta la competencia, también aumenta la necesidad del pensamiento creativo. Ya no es suficiente hacer mejor la misma cosa. Ya no es suficiente ser eficiente y resolver problemas. Se necesita mucho más. Las empresas necesitan de la creatividad tanto a un nivel estratégico como en las primeras filas para hacer el cambio que los negocios competitivos requieren – desde la administración hasta el emprendimiento real”.

Ahí es donde tu puedes hacer la diferencia. Estás en la línea de batalla. Y es un muy buen lugar para estar. Puedes ver mucha actividad no solamente de tu área sino de la empresa en general. La gente que trabaja en primera línea tiene una muy buena perspectiva de lo que realmente está sucediendo, cómo se sienten sus colegas, y cuál es el pulso de las actividades internas. Esto les brinda una muy buena oportunidad para utilizar tus talentos creativos. Para que tu empresa sea más competitiva debes ser proactiva en la resolución de problemas y posiblemente en la prevención de errores en el servicio al cliente.

Elaine Biech, autora de “Creatividad e Innovación” dice: “En muchas empresas se están produciendo cambios. Se han realizado grandes inversiones en tecnología, en muchas se están ampliando las bases de clientes, en algunas han rediseñado los procesos de negocios con los que operan. Las empresas son más chatas, menos jerárquicas, se trabaja más en equipo, atraviesan procesos de reingeniería, mejora de proceso y reorganizaciones. Estos cambios requieren una manera nueva de pensar: es necesaria la creatividad para generar la idea y la toma de riesgos para empujar la idea para obtener resultados innovadores”.

No creas que este comentario es solamente para el equipo gerencial de tu empresa. Se refiere a todos los miembros de la empresa, desde los que trabajan en servicios generales hasta los miembros del directorio. Los empleados son los más afectados por estos procesos. Pero estos proceso también pueden ser vistos como maravillosas oportunidades de crecimiento y desafío. Estas son las situaciones que dividen a los empleados en exitosos y fracasados. Como dice Elaine, “Hay que ser creativo para generar una idea y tomar riesgos para su implementación. ¿Cuando fue la última vez que realmente utilizaste tu creatividad? Es interesante saber que los científicos dicen que solamente utilizamos un dos o tres por ciento de nuestro cerebro. El proceso del pensamiento creativo se basa sobre la idea que tu cerebro puede crear un número infinito de ideas, combinaciones y relaciones”.

Equipo: Hacer que los problemas sean transparentes para la Gerencia.

Los viejos paradigmas están desapareciendo rápidamente. En las empresas de hoy, los empleados son responsables por sus propias acciones y a también por las acciones de sus equipos de trabajo o sus departamentos. Todos los empleados deben ayudar a reducir costos, conseguir nuevos clientes y mantener competitivas a sus empresas. El desafío de los empleados es desarrollar nuevas ideas y ser generadores de cambio. De la misma manera en que la alta gerencia modifica su trato de los empleados, aquellos deben aprender a resolver problemas y traer nuevas ideas y respuestas a la mesa. Algunos de los paradigmas que han quedado atrás son:

“La resolución de los problemas es cosa de gerentes”

“Los gerentes son los únicos que toman decisiones”

“Si eres un empleado, trae tu problema al gerente y él lo resolverá”

“Si hay problema con alguno de los clientes, el problema es de la empresa, no es tuyo”

“No puedo ahorrar el dinero de la empresa, solamente lo gasto”

“No es mi problema si no hay más trabajo”

Aquí, nuevamente, puedes ser creativa. Todos los días tienes la posibilidad de resolver problemas, crear un cambio y hacer mejor las cosas. Si bien esto es muy importante, también es muy necesario entablar buenas relaciones con las personas a las que asistes. Te convertirás en un elemento más valioso aún cuando utilices tu creatividad para resolver conflictos y resuelvas los problemas con tacto en vez de pasárselos a tu gerente.

Estrategia

Aunque la creatividad generalmente se considera una cosa espontánea e intuitiva, igualmente puedes aplicar un poco de estrategia. Esto es porque hay varias cosas que bloquean nuestra creatividad.

Puedes trazar una estrategia para superar estos bloqueos ahora o en el futuro. Mira esta lista y pregúntate:

¿Esta soy yo?

¿Me siento bloqueada en mi creatividad?

¿Cuántas veces me sucede?

¿Cómo ha incidido este bloqueo en mi éxito en el trabajo?

¿Qué haré para superarlo?

Bloqueos Comunes de la Creatividad

Miedo a equivocarse, fracasar o arriesgarse

Falta de tolerancia a la ambigüedad, deseo incontrolable de seguridad y de orden

Preferencia a juzgar las ideas ajenas en vez de generarlas

Incapacidad de relajarse, incubar una idea, y darle su tiempo para madurar

Falta de desafío: el problema no le resulta interesante

Exceso de celo, sobre-motivación para tener éxito de inmediato

Falta de imaginación

Falta de control de la imaginación

Pesimismo

Conclusión

La asistente profesional exitosa busca los problemas y encuentra las soluciones. Toma su tiempo para considerar las distintas opciones, junta la información y presenta el problema al jefe. Si el jefe no tiene una solución, la asistente exitosa tiene una para sugerir. La asistente está siempre un paso más adelante y se anticipa. Piensa en el futuro. Considera cuál será el impacto de esta solución más adelante. ¿Qué significará dentro de tres, cuatro o cinco semanas? La asistente exitosa realmente utiliza su cerebro ya que su foco está en el llevar adelante el negocio de su empresa.

Seven Ways to Have a Productive Day
by Lorraine Pirihi - www.office-organiser.com.au - Fuente: www.deskdemon.com

We all know that time management is key to reaching our goals. But so often we let time manage us. Sometimes we need reminded that implementing just a few simple steps every day can make our lives much more productive and help us reach our personal and professional goals. Lorraine Pirihi helps us refocus on some fundamentals to stay on track.

Why is it in life that when something is working, you stop doing it?

Jack has a well-established electronics business that he started ten years ago. Over this time, the business has grown, and he now has a team of seven people. When Jack initially contacted me, he was at a point he felt like walking away from his business. He was working in the business at least ten hours a day, and it was consuming his life. There was no time left for him to do anything else - or so he thought.

After clarifying what Jack really wanted to achieve both in business and personally, the first task I had him undertake was to fill in the special timesheets I have devised. He did this for two weeks. We discovered that Jack was wasting at least two hours each day because of his lack of planning. He'd arrive at his office, and whatever happened, happened. It took some time, but eventually Jack got into the habit of writing his "to do" list at the end of each day in his diary. He then used Friday afternoons to plan for the week ahead. And guess what? He achieved much more than he'd ever done before.

AVISOS DERIVADOS
Aquí puede figurar el aviso de tu empresa o consultora.
Contáctenos al (54 11) 4590 2260 o 5258 0208 o por e-mail a: mboerr@secretariasenred.com

Secretaria Gerencia General para empresa líder. Nos orientamos a perfiles con vocación de servicio, marcadas habilidades para las relaciones interpersonales, capacidad organizativa, autonomía para el desarrollo de contactos institucionales, muy buen nivel de interpretación de la información y sólido manejo de las comunicaciones escritas. Requisitos: experiencia no menor a 3 años en funciones similares desarrollada en contextos corporativos, muy buen manejo de PC (office) y del inglés -no excluyente- Agradecemos postular indicando remuneración pretendida, Ref: SGG a: silviac@lilianagentilerh.com.ar 31/07/08

AVISOS PROPIOS
Si ya te hemos entrevistado en la consultora, por favor agrega la palabra "Calificada" en el asunto ya que damos prioridad a las personas ya entrevistadas. Gracias)

Secretaria bilingûe para negocio financiero empresa multinacional en Olivos. Se requiere muy buena presencia y trato, avanzado nivel de inglés, un mínimo de dos años de experiencia como secretaria, preferentemente en multinacional, actitud proactiva y capacidad para realizar distintos tipos de tareas que incluyen asistencia gerencial, manejo de agenda, Outlook, Excel, , rendiciones pagos a proveedores, cobranzas, tareas administrativas, manejo de documentación rendiciones de gastos, programación de viajes, organización de reuniones. Es un puesto efectivo con un horario de 830 a 1730 y un sueldo a conversar dentro del rango de los $ 4000 brutos, de acuerdo a la experiencia laboral. El lugar de trabajo es Olivos. Enviar CV indicando sueldo actual o último y “Olivos” en el asunto a seleccion@secretariasenred.com

Secretaria junior, muy buen inglés y manejo de Word, Excel y PowerPoint para estudio jurídico zona centro. El puesto es efectivo, el horario es de 10 a 19 con una hora para almorzar. Muy buen ambiente de trabajo. El perfil es el de una joven con potencial, proactiva y dinámica y el sueldo ofrecido es de aproximadamente $ 1700 netos. . Enviar CV indicando "secretaria junior" y sueldo actual o último a info@secretariasenred.com

Asistente/secretaria estudiante o recibida de las carreras de Administración, Comunicación, Publicidad, Marketing, etc. con mucho potencial para asistir a un jefe y equipo de trabajo en tareas de agenda, atención telefónica, de visitas del exterior, seguimiento de proyectos, diseño de pagina web, comunicaciones y traducciones. Puesto efectivo, horario 9 a 18 o 930 a 183 y el sueldo ofrecido está entre $ 3200 y $ 3500 netos de acuerdo a la historia laboral. Enviar CV indicando "Comunicación" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. (ya hemos presentado buenas candidatas, pero desean ver una nueva terna)

Secretaria muy buena presencia y trato y buen nivel de inglés (nivel First Certificate o similar) y manejo de PC para asistir a un equipo de abogados en importante estudio jurídico. Hay muy buen ambiente de trabajo. El horario es de 930 a 1830, el lugar de trabajo es microcentro y el sueldo es de alrededor de $2300 brutos. Se requiere algo de experiencia y no hay límite de edad. Enviar CV indicando "Legales" en el asunto y sueldo actual o último a info@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar "Calificada" también en el asunto.

Secretaria Senior, para empresa constructora, zona Retiro. Asistirá a la gerencia de concesiones viales. Se requiere muy buena presencia y trato, conocimiento de herramientas informáticas, no es necesario conocimiento de ingles, pero si lo tiene mejor, buen manejo de las relaciones personales, pro-actividad, experiencia en puestos similares. Edad ideal entre 28 y 35 años. Horario 9 a 18. Sueldo $ 2650 brutos. Enviar CV indicando "Constructora" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar "Calificada" en el asunto.

Asistente bilingüe de Presidencia (español/portugués) para empresa brasilera en Martínez, sobre la Panamericana. Es para asistir a uno de los directores que maneja las relaciones con Brasil. Las tareas incluyen manejo de agenda, logística de viajes, asuntos personales, además de las tareas inherentes al puesto. Se requiere muy buena presencia y trato, actitud proactiva, buenas relaciones interpersonales, buen manejo de PC, agilidad y vocación de servicio. El puesto es efectivo, el horario es de 8 a 17 hrs, con disponibilidad para hacer guardia un sábado por mes y la edad ideal es de 28 a 40. Será ventajoso que viva en la zona, pero no es un requisito excluyente. Enviar CV indicando sueldo actual o último y “portugues” en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Se ofrecen excelentes condiciones de contratación.

Asistente de Directorio inglés portugués para empresa en Carlos Casares, Pcia. de Buenos Aires (a 300 Kms de la ciudad de Buenos Aires) Se requiere muy buen inglés y portugués, manejo de PC, experiencia mínima de 3 a 4 años en la función. Las tareas incluyen manejo de agenda, organización de reuniones, logística de viajes, tareas contables: bancos, caja chica, armado de asientos contables, etc. Se valoran los conocimientos de ceremonial y protocolo ya que la función requiere la organización de diversos tipos de eventos, atención de visitas extranjeras, etc. Es requisito excluyente radicarse en Carlos Casares y el ideal sería que cerca de la zona. La edad ideal es de 26 a 35 años. El puesto es efectivo y el sueldo es interesante para la función. Los gastos de alojamiento corren por cuenta de la secretaria y la empresa facilita un lugar temporario durante el tiempo de la búsqueda de una vivienda definitiva. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Carlos Casares" en el asunto a secresenred@gmail.com Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega "Calificada" en el asunto.

Secretaria Gerente de Ventas para productora de TV. El perfil es el de una secretaria joven (26 a 32 años), con buen nivel de inglés, dos o tres años de experiencia, muy buen nivel socio cultural, proactiva, con buen manejo de la función secretarial y manejo de PC. Las tareas incluyen agenda, teléfono, organización de viajes, manejo de asuntos personales, organización de eventos, etc. Deberá ser una persona que sepa anticiparse a los temas y que le guste el trabajo en equipo ya que colabora con otros departamentos en algunos temas. Es para asistir a una gerente muy activa y que necesita buen soporte secretarial ya que viaja mucho y delega todos sus temas en la secretaria. Hay muy buen ambiente de trabajo. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y un sueldo de 3000 a 3200 brutos mas beneficios.. El lugar de trabajo es Belgrano. Enviar CV indicando "TV" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com (ya hemos presentado buenas candidatas, pero desean ver una nueva terna dentro del perfil mencionado)

Asistente junior inglés/español para reemplazo de maternidad en Martínez (sobre Av. Libertador). Se requiere muy buen inglés, manejo de PC y 2 a 3 años de experiencia. El puesto incluye tareas de recepción de visitas y proveedores, atención de teléfono, administración de suministros de oficina, manejo de caja chica, asistencia al área contable ingresando facturas en Tango, archivo, etc. Se requiere agilidad y flexibilidad, predisposición para colaborar y aprender, actitud y aptitud de servicio al cliente, pro-actividad y dinamismo, confidencialidad y prudencia. El horario es de 830 a 1730 y el sueldo es a conversar. Enviar CV indicando “Martinez” en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto.

 Si aún no te hemos entrevistado y tienes muy buena presencia

y un nivel de inglés avanzado (Proficiency o FCE), ingresa tus datos en este sitio

y llama al 5353-9439 para coordinar un horario de entrevista.

Somos especialistas en la selección y capacitación de secretarias in-company.